Le Document unique permet de consigner, sous la forme d'un inventaire, les résultats de l'évaluation des risques professionnels identifiés dans chaque unité de travail de l'entreprise ou de l'établissement.

Dans la pratique, l'évaluation des risques dans l'entreprise peut donner lieu à plusieurs documents ou observations en fonction de la nature des risques encourus, des types de personnel et des unités de travail concernés. Afin d'éviter un éparpillement nuisible à une démarche cohérente de sécurité, le Code du travail a donc prévu de rassembler sur un même support, le fameux Document unique, toutes les informations destinées à évaluer les risques professionnels.

Attention : le Document unique n'a rien d'un formulaire administratif. Il n'existe d'ailleurs à ce jour aucun modèle officiel. C'est à l'entreprise d'élaborer elle-même ce document en fonction de sa propre situation.

A quoi sert le Document unique ?

Le Document unique assure un double rôle : il est à la fois une source d'informations sur l'évaluation des risques professionnels dans l'entreprise et un moyen d'actions pour réduire l'étendue de ces risques.

Le Document unique : source d'informations

La prévention des risques professionnels est l'affaire de tous les acteurs internes et externes à l'entreprise concernés par cette question. C'est pourquoi le Document unique est conçu comme un outil de communication entre ces différents acteurs.

Doivent ainsi pouvoir accéder au Document unique :
• les instances représentatives du personnel (CHSCT ou délégués du personnel) ;
• les personnes soumises à un risque pour leur sécurité ou leur santé lorsqu'il n'existe pas d'instances représentatives du personnel ;
• le médecin du travail ;
• les agents de l'inspection du travail ;
• les agents des services de prévention des organismes de Sécurité Sociale ;
• l'Organisme professionnel de prévention du bâtiment et des travaux publics (OPPBTP) ;
• les médecins inspecteurs du travail et de la main-d'œuvre.

Le Document unique : moyen d'actions

Le Document unique doit permettre la mise en place d'actions de prévention des risques professionnels au sein de l'entreprise. C'est sur la base des informations recueillies dans le Document unique que l'employeur peut alors décider des priorités en matière de santé et de sécurité des travailleurs.

A noter : dans les établissements où il existe un CHSCT, le chef d'établissement doit impérativement présenter un programme annuel de prévention des risques professionnels dans lequel figure la liste détaillée des mesures devant être prises au cours de l'année dans ce domaine.

Quels sont les risques encourus par un employeur n'établissant pas de Document unique ?

Les sanctions pénales :

L'employeur qui ne respecte pas son obligation d'élaborer ou de mettre à jour le Document unique est passible de la peine prévue pour les contraventions de 5e classe (1 500 Euros), qui peut être doublée en cas de récidive.

En outre, l'employeur peut être condamné pour délit d'entrave si le Document unique n'est pas mis à la disposition des représentants du personnel (CHSCT ou délégués du personnel). Quant au refus de tenir le Document unique à la disposition de l'inspection du travail, il peut être sanctionné par l'amende prévue pour les contraventions de 3e classe (450 Euros), ou même dans certains cas par les sanctions pénales prévues pour le délit d'obstacle à contrôle (jusqu'à 3 750 Euros d'amende et/ou un an de prison, doublés en cas de récidive).

La faute inexcusable de l'employeur :

En cas d’accident du travail ou de maladie professionnelle, la responsabilité de l’employeur est de plus en plus souvent recherchée.

Traditionnellement, la faute inexcusable de l'employeur était reconnue en présence d'une « faute d'une gravité exceptionnelle, dérivant d'un acte ou d'une omission volontaire, de la conscience du danger que devait en avoir son auteur et avoir été la cause déterminante de l'accident ou de la maladie ». La charge de la preuve incombait à la victime.

De récentes décisions de la cour de cassation ont profondément modifié ce cadre juridique. Désormais, c'est une présomption de responsabilité qui pèse sur l'employeur qui est tenu d'une obligation de sécurité de résultat à l'égard de ses salariés. La seule survenance d'un accident du travail ou d'une maladie professionnelle est de nature à engager sa faute inexcusable, sauf s'il apporte la preuve qu'il a pris toutes les précautions nécessaires pour les éviter ou qu'il ne pouvait avoir conscience du danger auquel était exposé son préposé ou que l'origine en est due à une cause étrangère.
L’absence ou l’insuffisance du document unique établit automatiquement la faute inexcusable de l’employeur.
Le coût moyen par dossier dans le secteur BTP est de l'ordre de 100 000 euros, certains pouvant dépasser le million d'euros.

Lorsque la faute inexcusable de l'employeur est reconnue, celui-ci devient responsable sur son patrimoine des conséquences de sa propre faute ou de celle d'un subordonné. Il est, dès lors, tenu de rembourser aux organismes sociaux les indemnités supplémentaires allouées aux victimes.

L'évolution de la jurisprudence entraîne une nette augmentation du nombre de demandes et de reconnaissances en faute inexcusable et de leur coût pour les entreprises. C’est dire le soin particulier qui doit être apporté à la réalisation du document unique.

Comment réaliser le document unique ?

L'élaboration du document unique

Pour procéder à l'évaluation des risques professionnels, l'employeur doit s'appuyer sur des observations relatives aux conditions concrètes de travail dans son entreprise.

Pour ce faire, il peut utiliser certains documents tels que :
• l'analyse des risques réalisée par les institutions représentatives du personnel : comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT) ou délégués du personnel, selon le cas ;
• la fiche d'entreprise établie et mise à jour par le médecin du travail pour les entreprises ou établissements de plus de 10 salariés ;
• le cas échéant, les fiches de données de sécurité concernant les produits chimiques, fournies à l'employeur ;
• la déclaration à la Caisse primaire d'assurance maladie et à l'inspecteur du travail, faite par l'employeur qui utilise des procédés de travail susceptibles d'entraîner certaines maladies professionnelles.

L'évaluation peut également supposer des questionnaires ou des entretiens avec des salariés, afin de connaître leur perception des risques liés à leur poste ou leur environnement de travail.

Le Document unique peut être transcrit sur support papier ou numérique.

La mise à jour du Document unique

Le Document unique doit être mis à jour au moins une fois par an.

Mais l'obligation d'évaluer les risques professionnels étant une obligation permanente du chef d'entreprise, toute transformation importante des postes de travail découlant de la modification de l'outillage, d'un changement de produit ou de l'organisation du travail (en particulier, toute modification des cadences et des normes de productivité) implique nécessairement une nouvelle évaluation qui doit alors être retranscrite dans le document unique. Il en est de même lorsqu'une information supplémentaire relative aux risques existant dans une unité de travail est recueillie par l'employeur.

Remarque : certains risques, notamment physiques, chimiques ou biologiques, et certains types d'activité (travaux effectués dans un établissement ou une entreprise extérieur, coordination d'opérations de bâtiment ou de génie civil) font l'objet d'une réglementation spécifique prévoyant, en particulier, des diagnostics fondés sur le respect d'indicateurs permettant d'estimer les conditions d'exposition des travailleurs à ces risques. Ces informations doivent alors figurer dans le Document unique.

En pratique :

La multitude et la complexité des obligations qui pèsent sur les employeurs en matière de sécurité rend l’auto-évaluation des risques difficile et parfois dangereuse au regard de la responsabilité financière et pénale de l’employeur.
Jusqu’à une date récente, le recours à l’assistance de spécialistes pour la réalisation du document unique était, du fait de son coût, hors de portée des petites entreprises. Très nombreuses sont donc les PME qui ont donc différé la réalisation du document unique, prenant ainsi un risque considérable.
La bonne nouvelle de la rentrée de septembre 2003 est la mise sur le marché de prestations qui permettent aux PME de satisfaire à leurs obligations sans pour autant y consacrer des moyens disproportionnés.

La prestation « Document unique – EvRP » de Point Org sécurité semble aujourd’hui offrir le meilleur rapport qualité-prix du marché. Il s’agit d’une méthode très complète qui permet d’identifier les risques et de les analyser en mesurant leur niveau. Le document qui en résulte comporte une trentaine de pages très lisibles avec un récapitulatif et des conseils pratiques pour limiter les risques.
Simple, rapide, efficace, la méthode Point Org Sécurité est aussi peu coûteuse : à partir de 190€ hors taxes pour une entreprise de moins de cinq salariés avec une seule unité de travail, plus 95€ hors taxes par unité de travail ou tranche de 5 salariés supplémentaire.

Plus d’information sur le document unique : www.evrp.org